Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů získaných prostřednictvím formuláře je společnost COOL Design, s. r. o., se sídlem Nové Košariská 1242, 900 42 Dunajská Lužná, Slovenská republika, IČO: 56 524 773, provozovatel e-shopu www.cooldesign.sk.

Služby konzultací zahrad a řezů stromů jsou poskytovány v rámci projektu Michaelis GARDEN, který je projektem provozovatele. Michaelis GARDEN není samostatným správcem osobních údajů.

V případě dotazů týkajících se zpracování osobních údajů nás můžete kontaktovat na e-mailové adrese gdpr@cooldesign.sk nebo na telefonním čísle +421 902 278 216.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 – GDPR a příslušnými právními předpisy Slovenské republiky o ochraně osobních údajů.

Účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme za účelem přijetí, posouzení a vyřízení vaší nezávazné poptávky na konzultaci zahrady, řez stromů nebo obě služby.

Údaje používáme zejména pro:

• evidenci a posouzení vaší poptávky,
• zjištění polohy zahrady, posouzení dojezdové vzdálenosti a případných nákladů na dopravu,
• pochopení velikosti, typu, současného stavu a zamýšleného využití zahrady,
• posouzení preferovaného stylu zahrady podle přiložených inspiračních fotografií,
• předběžné posouzení aktuálního stavu stromů určených k řezu,
• kontaktování zájemce, doplnění potřebných informací a dohodnutí termínu,
• určení rozsahu služby, přípravu cenové nabídky a provedení kroků před uzavřením smlouvy,
• uzavření a plnění smlouvy, pokud se na poskytnutí služby dohodneme,
• navazující komunikaci, řešení případných reklamací a právních nároků,
• plnění zákonných účetních, daňových a archivačních povinností, pokud dojde k objednání služby.

Jaké osobní údaje zpracováváme

Prostřednictvím formuláře můžeme zpracovávat zejména tyto údaje:

• jméno a příjmení,
• e-mailovou adresu a telefonní číslo,
• přesnou adresu, na které se zahrada nachází,
• preferovaný den nebo čas kontaktování,
• informaci, zda máte zájem o konzultaci zahrady, řez stromů nebo obě služby,
• přibližnou rozlohu a typ zahrady,
• účel poptávky a popis současného stavu, problému nebo očekávaného výsledku,
• přibližné stáří zahrady a jednotlivých stromů, pokud jej znáte,
• fotografie preferovaných zahrad nebo zahradních stylů,
• aktuální fotografie stromů určených k řezu,
• odkaz na video nebo další podklady, pokud je dobrovolně uvedete,
• další informace, které nám dobrovolně napíšete do formuláře nebo sdělíte během následné komunikace,
• technické údaje související s odesláním a evidencí formuláře v nezbytném rozsahu.

Fotografie, videa a další přílohy

Fotografie preferovaných zahrad slouží výhradně k pochopení vašeho vkusu, očekávání a představy o budoucím směřování zahrady. Fotografie stromů používáme k předběžnému posouzení jejich aktuálního stavu, velikosti, počtu a možného rozsahu řezu.

Přiložené fotografie, videa a odkazy nebudeme bez vašeho samostatného souhlasu zveřejňovat ani používat pro marketingové účely.

Do formuláře nahrávejte pouze fotografie a podklady, které jste oprávněni poskytnout. Pokud je to možné, vyhněte se záběrům, na kterých jsou rozpoznatelné osoby, registrační značky vozidel, osobní dokumenty, interiér obydlí nebo nepotřebné části sousedních pozemků.

Právní základ zpracování

Osobní údaje potřebné pro přijetí a vyřízení poptávky, přípravu cenové nabídky, dohodnutí podmínek a případné poskytnutí služby zpracováváme podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – zpracování je nezbytné pro provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost a následně pro plnění smlouvy.

Údaje, které musíme uchovávat a zpracovávat pro účetní, daňové nebo jiné zákonné účely, zpracováváme podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – plnění zákonné povinnosti správce.

V nezbytném rozsahu můžeme údaje zpracovávat také podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR pro účely našich oprávněných zájmů, zejména ochrany a uplatňování právních nároků, evidence komunikace, předcházení zneužití formuláře a zajištění bezpečnosti našich systémů.

Poskytnutí údajů a potvrzení seznámení se

Poskytnutí osobních údajů není zákonnou povinností. Údaje označené ve formuláři jako povinné jsou však potřebné pro posouzení a vyřízení vaší poptávky. Bez jejich poskytnutí nemusíme být schopni určit dojezdovou vzdálenost, posoudit stav zahrady nebo stromů, připravit cenovou nabídku ani dohodnout termín.

Doba uchovávání osobních údajů

Pokud na základě poptávky nedojde k objednání služby, osobní údaje včetně přiložených fotografií uchováváme nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace. Tato lhůta nám umožňuje navázat na rozpracovanou nebo sezónně odloženou poptávku a chránit naše oprávněné zájmy.

Pokud dojde k objednání služby, osobní údaje uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou ke splnění zákonných povinností a k ochraně nebo uplatňování právních nároků.

Údaje, které se stanou součástí účetních nebo daňových dokladů, uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Pokud vznikne spor, reklamace nebo jiný právní nárok, mohou být potřebné údaje uchovávány až do jeho pravomocného ukončení.

Po uplynutí příslušné doby osobní údaje bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme.

Příjemci a poskytovatelé technických služeb

K osobním údajům mají přístup pouze pověřené osoby správce, které zajišťují přijetí poptávky, komunikaci se zájemcem, přípravu a poskytnutí služby, účetnictví nebo ochranu právních nároků.

V nezbytném rozsahu mohou mít k údajům technický přístup také naši zpracovatelé a poskytovatelé služeb, zejména:

• Shoptet, a.s., IČ: 289 35 675, Dvořeckého 628/8, 169 00 Praha 6, Česká republika – poskytovatel e-shopové platformy,
• dkLAB s.r.o., IČ: 095 22 638, Smetanovo nábřeží 197/26, 110 00 Praha 1, Česká republika – poskytovatel doplňku Formuláře+,
• poskytovatel e-mailové nebo SMTP služby nastavené pro doručování formulářů,
• poskytovatelé hostingu, technické podpory a zabezpečení IT systémů,
• účetní, daňový nebo právní poradce, pokud je jejich zapojení potřebné,
• orgány veřejné moci, pokud nám povinnost zpřístupnit údaje ukládá zákon.

Odpovědi z formuláře jsou technicky evidovány v doplňku Formuláře+ a odesílány na e-mailovou adresu nastavenou správcem. Zpracovatelé mohou osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu potřebném pro poskytnutí dohodnuté služby a podle pokynů správce.

Přenos osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor. Shoptet a dkLAB mají sídlo v České republice, která je členským státem Evropské unie.

Pokud by některý z námi využívaných technických nebo e-mailových poskytovatelů zpracovával údaje mimo Evropský hospodářský prostor, může k předání dojít pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany nebo vhodných záruk, například standardních smluvních doložek.

Marketingová komunikace

Osobní údaje získané prostřednictvím tohoto formuláře nebudeme používat k zasílání newsletterů, reklamních nabídek ani jiné marketingové komunikace, pokud pro to nebudeme mít samostatný právní základ nebo nám neudělíte samostatný, dobrovolný souhlas.

Automatizované rozhodování a profilování

Při vyřizování poptávek neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by vůči vám vyvolávalo právní nebo obdobně významné účinky. Každou poptávku posuzuje konkrétní osoba.

Vaše práva podle GDPR

Jako subjekt údajů máte za podmínek stanovených GDPR zejména tato práva:

• právo získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a právo na přístup k nim,
• právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů,
• právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů, pokud jsou splněny podmínky GDPR,
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• právo kdykoli odvolat samostatně udělený souhlas, pokud by některé zpracování probíhalo na základě souhlasu,
• právo podat stížnost u dozorového orgánu.

Jak můžete uplatnit svá práva

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese gdpr@cooldesign.sk nebo písemně na adrese sídla správce.

Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení. V odůvodněných případech může být tato lhůta prodloužena o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás budeme informovat.

Pokud budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme požádat o doplňující informace potřebné k ověření totožnosti. Neposílejte nám automaticky kopii občanského průkazu ani jiného dokladu, pokud vás o to výslovně nepožádáme a neposkytneme bezpečný způsob odeslání.

Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte podle článku 77 GDPR právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Vzhledem k tomu, že správcem osobních údajů je společnost se sídlem ve Slovenské republice, můžete se obrátit zejména na slovenský dozorový úřad. Pokud máte obvyklé bydliště nebo pracujete v České republice, můžete podat stížnost také u českého dozorového úřadu.

Kontakt pro ochranu osobních údajů

Kontaktní osobou pro otázky ochrany osobních údajů je Jaroslav Sabo, e-mail: gdpr@cooldesign.sk.

Označení kontaktní osoby neznamená, že byla určena pověřená osoba podle článku 37 GDPR.