Prevádzkovateľ osobných údajov

Prevádzkovateľom osobných údajov získaných prostredníctvom formulára je spoločnosť COOL Design, s. r. o., so sídlom Nové Košariská 1242, 900 42 Dunajská Lužná, Slovenská republika, IČO: 56 524 773, prevádzkovateľ e-shopu www.cooldesign.sk.

Služby konzultácií záhrad a rezov stromov sú poskytované v rámci projektu Michaelis GARDEN, ktorý je projektom prevádzkovateľa. Michaelis GARDEN nie je samostatným prevádzkovateľom osobných údajov.

V prípade otázok týkajúcich sa spracúvania osobných údajov nás môžete kontaktovať na e-mailovej adrese gdpr@cooldesign.sk alebo na telefónnom čísle +421 902 278 216.

Osobné údaje spracúvame v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 – GDPR a príslušnými právnymi predpismi Slovenskej republiky o ochrane osobných údajov.

Účely spracúvania osobných údajov

Osobné údaje spracúvame na účely prijatia, posúdenia a vybavenia vášho nezáväzného dopytu na konzultáciu záhrady, rez stromov alebo obe služby.

Údaje používame najmä na:

• evidenciu a posúdenie vášho dopytu,
• zistenie polohy záhrady, posúdenie vzdialenosti a prípadných nákladov na dopravu,
• pochopenie veľkosti, typu, súčasného stavu a zamýšľaného využitia záhrady,
• posúdenie preferovaného štýlu záhrady podľa priložených inšpiračných fotografií,
• predbežné posúdenie aktuálneho stavu stromov určených na rez,
• kontaktovanie záujemcu, doplnenie potrebných informácií a dohodnutie termínu,
• určenie rozsahu služby, prípravu cenovej ponuky a vykonanie krokov pred uzatvorením zmluvy,
• uzatvorenie a plnenie zmluvy, ak sa na poskytnutí služby dohodneme,
• nadväzujúcu komunikáciu, riešenie prípadných reklamácií a právnych nárokov,
• plnenie zákonných účtovných, daňových a archivačných povinností, ak dôjde k objednaniu služby.

Aké osobné údaje spracúvame

Prostredníctvom formulára môžeme spracúvať najmä tieto údaje:

• meno a priezvisko,
• e-mailovú adresu a telefónne číslo,
• presnú adresu, na ktorej sa záhrada nachádza,
• preferovaný deň alebo čas kontaktovania,
• informáciu, či máte záujem o konzultáciu záhrady, rez stromov alebo obe služby,
• približnú rozlohu a typ záhrady,
• účel dopytu a opis súčasného stavu, problému alebo očakávaného výsledku,
• približný vek záhrady a jednotlivých stromov, ak ho poznáte,
• fotografie preferovaných záhrad alebo záhradných štýlov,
• aktuálne fotografie stromov určených na rez,
• odkaz na video alebo ďalšie podklady, ak ich dobrovoľne uvediete,
• ďalšie informácie, ktoré nám dobrovoľne napíšete do formulára alebo poskytnete počas následnej komunikácie,
• technické údaje súvisiace s odoslaním a evidenciou formulára v nevyhnutnom rozsahu.

Fotografie, videá a ďalšie prílohy

Fotografie preferovaných záhrad slúžia výhradne na pochopenie vášho vkusu, očakávaní a predstavy o budúcom smerovaní záhrady. Fotografie stromov používame na predbežné posúdenie ich aktuálneho stavu, veľkosti, počtu a možného rozsahu rezu.

Priložené fotografie, videá a odkazy nebudeme bez vášho samostatného súhlasu zverejňovať ani používať na marketingové účely.

Do formulára nahrávajte iba fotografie a podklady, ktoré ste oprávnení poskytnúť. Ak je to možné, vyhnite sa záberom, na ktorých sú rozpoznateľné osoby, evidenčné čísla vozidiel, osobné dokumenty, interiér obydlia alebo nepotrebné časti susedných pozemkov.

Právny základ spracúvania

Osobné údaje potrebné na prijatie a vybavenie dopytu, prípravu cenovej ponuky, dohodnutie podmienok a prípadné poskytnutie služby spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR – spracúvanie je nevyhnutné na vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na vašu žiadosť a následne na plnenie zmluvy.

Údaje, ktoré musíme uchovávať a spracúvať na účtovné, daňové alebo iné zákonné účely, spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa.

V nevyhnutnom rozsahu môžeme údaje spracúvať aj podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR na účely našich oprávnených záujmov, najmä ochrany a uplatňovania právnych nárokov, evidencie komunikácie, predchádzania zneužitiu formulára a zaistenia bezpečnosti našich systémov.

Poskytnutie údajov a potvrdenie oboznámenia sa

Poskytnutie osobných údajov nie je zákonnou povinnosťou. Údaje označené vo formulári ako povinné sú však potrebné na posúdenie a vybavenie vášho dopytu. Bez ich poskytnutia nemusíme byť schopní určiť vzdialenosť, posúdiť stav záhrady alebo stromov, pripraviť cenovú ponuku ani dohodnúť termín.

Doba uchovávania osobných údajov

Ak na základe dopytu nedôjde k objednaniu služby, osobné údaje vrátane priložených fotografií uchovávame najdlhšie 12 mesiacov od poslednej komunikácie. Táto lehota nám umožňuje nadviazať na rozpracovaný alebo sezónne odložený dopyt a chrániť naše oprávnené záujmy.

Ak dôjde k objednaniu služby, osobné údaje uchovávame počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas obdobia potrebného na splnenie zákonných povinností a na ochranu alebo uplatňovanie právnych nárokov.

Údaje, ktoré sa stanú súčasťou účtovných alebo daňových dokladov, uchovávame počas doby stanovenej príslušnými právnymi predpismi. Ak vznikne spor, reklamácia alebo iný právny nárok, potrebné údaje môžu byť uchovávané až do jeho právoplatného ukončenia.

Po uplynutí príslušnej doby osobné údaje bezpečne vymažeme alebo anonymizujeme.

Príjemcovia a poskytovatelia technických služieb

K osobným údajom majú prístup iba poverené osoby prevádzkovateľa, ktoré zabezpečujú prijatie dopytu, komunikáciu so záujemcom, prípravu a poskytnutie služby, účtovníctvo alebo ochranu právnych nárokov.

V nevyhnutnom rozsahu môžu mať k údajom technický prístup aj naši sprostredkovatelia a poskytovatelia služieb, najmä:

• Shoptet, a.s., IČ: 289 35 675, Dvořeckého 628/8, 169 00 Praha 6, Česká republika – poskytovateľ e-shopovej platformy,
• dkLAB s.r.o., IČ: 095 22 638, Smetanovo nábřeží 197/26, 110 00 Praha 1, Česká republika – poskytovateľ doplnku Formuláre+,
• poskytovateľ e-mailovej alebo SMTP služby nastavenej na doručovanie formulárov,
• poskytovatelia hostingu, technickej podpory a zabezpečenia IT systémov,
• účtovný, daňový alebo právny poradca, ak je ich zapojenie potrebné,
• orgány verejnej moci, ak nám povinnosť sprístupniť údaje ukladá zákon.

Odpovede z formulára sú technicky evidované v doplnku Formuláre+ a odosielané na e-mailovú adresu nastavenú prevádzkovateľom. Sprostredkovatelia môžu osobné údaje spracúvať iba v rozsahu potrebnom na poskytnutie dohodnutej služby a podľa pokynov prevádzkovateľa.

Prenos osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru

Prevádzkovateľ nemá v úmysle prenášať osobné údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Shoptet a dkLAB majú sídlo v Českej republike, ktorá je členským štátom Európskej únie.

Ak by niektorý z nami využívaných technických alebo e-mailových poskytovateľov spracúval údaje mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, k prenosu môže dôjsť iba pri splnení podmienok GDPR, najmä na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranej úrovni ochrany alebo vhodných záruk, napríklad štandardných zmluvných doložiek.

Marketingová komunikácia

Osobné údaje získané prostredníctvom tohto formulára nebudeme používať na zasielanie newsletterov, reklamných ponúk ani inej marketingovej komunikácie, ak na to nebudeme mať samostatný právny základ alebo nám neudelíte samostatný, dobrovoľný súhlas.

Automatizované rozhodovanie a profilovanie

Pri vybavovaní dopytov nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by voči vám vyvolávalo právne alebo obdobne významné účinky. Každý dopyt posudzuje konkrétna osoba.

Vaše práva podľa GDPR

Ako dotknutá osoba máte za podmienok stanovených GDPR najmä tieto práva:

• právo získať potvrdenie, či spracúvame vaše osobné údaje, a právo na prístup k nim,
• právo na opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov,
• právo na vymazanie osobných údajov, ak sú splnené zákonné podmienky,
• právo na obmedzenie spracúvania,
• právo na prenosnosť údajov, ak sú splnené podmienky GDPR,
• právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
• právo kedykoľvek odvolať samostatne udelený súhlas, ak by niektoré spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu,
• právo podať sťažnosť dozornému orgánu.

Ako môžete uplatniť svoje práva

Svoje práva môžete uplatniť e-mailom na adrese gdpr@cooldesign.sk alebo písomne na adrese sídla prevádzkovateľa.

Na žiadosť odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od jej doručenia. V odôvodnených prípadoch môže byť táto lehota predĺžená o ďalšie dva mesiace; o predĺžení a jeho dôvodoch vás budeme informovať.

Ak budeme mať dôvodné pochybnosti o totožnosti žiadateľa, môžeme požiadať o doplňujúce informácie potrebné na overenie totožnosti. Neposielajte nám automaticky kópiu občianskeho preukazu ani iného dokladu, ak vás o to výslovne nepožiadame a neposkytneme bezpečný spôsob odoslania.

Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame v rozpore s právnymi predpismi, máte podľa článku 77 GDPR právo podať sťažnosť príslušnému dozornému orgánu.

Kontakt pre ochranu osobných údajov

Kontaktnou osobou pre otázky ochrany osobných údajov je Jaroslav Sabo, e-mail: gdpr@cooldesign.sk.

Označenie kontaktnej osoby neznamená, že bola určená zodpovedná osoba podľa článku 37 GDPR.